Diagnóstico

Aflora — Dra. Juliana

Como preencher

Dra. Juliana e Bete, este diagnóstico é a base do desenho do processo comercial e dos agentes da Aflora. Quanto mais detalhe vocês colocarem, mais o agente vai responder como a clínica responde, e menos ajustes teremos depois.

• Pode responder em tópicos, sem preocupação com texto bonito.
• Agenda e primeiro contato: melhor pela Bete. Procedimentos, visão e expectativas: pela Dra. Juliana.
• Se não se aplica, escrevam "não se aplica". Se não souberem, "não sei" — isso também nos ajuda.
• Materiais prontos (valores, preparos, scripts, prints) podem ser enviados no grupo do WhatsApp.
• Suas respostas ficam salvas neste navegador: pode parar e continuar depois.

Quem está preenchendo?

A clínica e os atendimentos

Quais especialidades e linhas de cuidado a clínica atende hoje (ginecologia, obstetrícia/pré-natal, outras)?

Quem atende além da Dra. Juliana? Cada médica tem agenda e público próprios?

Liste os tipos de consulta e procedimentos realizados na clínica (ex.: consulta de rotina, preventivo, inserção de DIU, ultrassom).

Qual é o valor de cada consulta e procedimento? A Bete pode informar valores pelo WhatsApp?

A clínica atende convênios? Quais? Ou é só particular? Existe reembolso?

Quais são os 3 serviços que mais trazem pacientes novos? E os 3 que mais geram faturamento?

Qual é o paciente ideal da clínica (perfil, idade, momento de vida, motivo da procura)?

Existe algum perfil que a clínica prefere não atender ou encaminha para outro profissional?

Endereço, horários de funcionamento e dias de atendimento de cada médica.

Formas de pagamento aceitas (Pix, cartão, parcelamento, sinal para reservar horário).

Como o paciente chega

Por quais canais os pacientes chegam hoje (Instagram, indicação, Google, convênio, outro médico)? Qual traz mais gente?

Quantos contatos novos chegam por semana, em média, e quantos viram consulta marcada?

Vocês perguntam como a pessoa conheceu a clínica? Isso fica registrado em algum lugar?

Fazem anúncios pagos hoje (Instagram, Google)? Se sim, quanto investem por mês e quem cuida?

No Instagram, que tipo de mensagem chega no direct e nos comentários? Dê exemplos reais.

Quem responde o Instagram hoje e em quanto tempo, em média?

Que conteúdos do Instagram mais geram mensagens ou pedidos de consulta?

O que o agente do Instagram pode responder sozinho, e em que momento deve levar a pessoa para o WhatsApp?

Existe algum assunto que nunca deve ser respondido pelo Instagram (ex.: valores, resultados, dúvidas clínicas)?

Primeiro contato e agendamento

Esta seção é principalmente para a Bete: ela descreve como o atendimento funciona hoje, do "oi" até a consulta marcada.

Descreva passo a passo o que acontece quando um paciente novo manda mensagem no WhatsApp.

Quais perguntas você sempre faz antes de marcar (nome, idade, motivo, convênio, indicação)?

O que define se o paciente está pronto para agendar? Que sinais mostram que ele só está pesquisando?

Quais situações exigem encaminhar direto para a Dra. Juliana ou outra médica (urgência, gestante, caso específico)?

Existe algum caso que deve ser tratado como urgência? Qual a orientação nesses casos?

Regras da agenda: duração de cada tipo de consulta, intervalos, encaixes, dias reservados para procedimentos.

Onde a agenda é controlada hoje (sistema, planilha, caderno)? Quem mais tem acesso?

Quanto tempo, em média, um paciente espera pela primeira consulta?

Quais são os motivos mais comuns para quem pergunta e não agenda (preço, data, distância, convênio)?

O que você responde quando o paciente acha caro ou diz que vai pensar?

Em que horários chegam mais mensagens? Há mensagens fora do horário que ficam sem resposta?

Para o agente: até onde ele pode ir (tirar dúvidas, qualificar, sugerir horários) e em que momento passa para você?

Dúvidas frequentes e orientações

O que for escrito aqui vira a base de conhecimento dos agentes. Só entra no agente o que a Dra. Juliana aprovar.

Liste as 10 perguntas que os pacientes mais fazem e a resposta que a clínica dá para cada uma.

Para cada exame ou procedimento: qual o preparo (jejum, abstinência, período do ciclo, medicamentos, roupa, acompanhante)?

O que o paciente pode e não pode fazer depois de cada procedimento?

Quais documentos ou exames o paciente deve levar na primeira consulta?

Política de cancelamento, remarcação, atraso e falta.

Existe material pronto de orientação (PDF, texto, imagem) que hoje é enviado aos pacientes? Envie no grupo.

Quais assuntos o agente NUNCA deve responder (diagnóstico, prescrição, interpretação de exames, outros)?

Como a clínica gosta de se comunicar: formal ou próximo? Usa emojis? Trata por "você" ou pelo nome?

Há palavras ou expressões que a Dra. Juliana não quer que sejam usadas?

Antes da consulta

Hoje vocês lembram o paciente da consulta? Como, quem faz e com quantos dias ou horas de antecedência?

O paciente precisa confirmar presença? O que acontece se não confirmar?

Quantas faltas acontecem por semana ou mês, aproximadamente?

Quando alguém falta ou cancela, vocês tentam remarcar ou preencher o horário com outro paciente?

Que informações devem ir no lembrete (data, hora, endereço, preparo, documentos, valor)?

Os lembretes mudam conforme o tipo de consulta ou procedimento? Quais casos têm orientação especial?

Cole aqui uma mensagem de lembrete que a Bete já usa, se houver.

Depois da consulta

Existe algum contato com o paciente depois da consulta? Qual, e quem faz?

Como funciona o retorno: está incluso no valor? Em quanto tempo deve acontecer? Quem lembra o paciente?

De quanto em quanto tempo uma paciente deveria voltar (consulta anual, preventivo, acompanhamento)? Vocês avisam quando chega a hora?

Vocês pedem avaliação no Google ou depoimento? Pedem indicação?

Quais pacientes vocês gostariam de trazer de volta (sumidas há mais de 1 ano, gestantes no pós-parto, outras)?

O que faz uma paciente indicar a clínica para uma amiga, na sua visão?

Base de pacientes e podcast

Quantos contatos tem a lista de pacientes? Onde ela está (planilha, sistema, celular)?

Que dados a lista tem (nome, telefone, data da última consulta, procedimento, convênio, aniversário)?

Esses pacientes já receberam mensagens em massa antes? Como reagiram?

Os pacientes autorizaram receber mensagens da clínica? Há alguém que pediu para não receber?

Com que frequência sai um episódio novo do podcast? Onde ele é publicado?

Qual é o objetivo de enviar o podcast: relacionamento, trazer a paciente de volta, vender um procedimento específico?

Quando uma paciente responde ao podcast, o que deve acontecer: conversar sobre o tema, oferecer consulta, passar para a Bete?

Além do podcast, que outras ações vocês imaginam para essa base (campanhas sazonais, Outubro Rosa, aniversário, check-up anual)?

Qual número de WhatsApp será usado para os disparos? É o mesmo do atendimento?

Equipe, ferramentas e números

Além da Bete, quem mais fala com pacientes (outras médicas, outra secretária, a própria Dra. Juliana)?

Qual a rotina da Bete num dia normal? Quanto do tempo dela vai para o WhatsApp?

Que tarefas tomam mais tempo da Bete e poderiam ser automatizadas?

Quais ferramentas vocês usam hoje (sistema de agenda, prontuário, financeiro, planilhas)?

Quantas consultas a clínica realiza por mês, em média? Qual a capacidade máxima da agenda?

Quantas pacientes novas por mês vocês atendem hoje? Quantas gostariam de atender?

Qual o faturamento mensal aproximado da clínica e a meta para os próximos 6 meses? (opcional)

Dores, visão e expectativas

Esta seção é para a Dra. Juliana.

Quais são as 3 maiores dores da clínica hoje no atendimento e na agenda?

Que processos você sente que acontecem "de cabeça", sem padrão, e dependem de alguém lembrar?

Da nossa conversa, o que você imaginou para o atendimento da clínica? Descreva como seria o cenário ideal.

Como você quer que a paciente se sinta da primeira mensagem até depois da consulta?

Quais são seus planos para a clínica nos próximos 12 meses (novos serviços, nova médica, expansão, mais procedimentos)?

O que precisa acontecer nos próximos 3 meses para você considerar que o projeto valeu a pena?

Como você quer acompanhar os resultados (relatório, reunião, números no sistema)? Quais números importam para você?

Existe algo que você NÃO quer que mude no jeito de atender da clínica?

Alguma preocupação com o uso de agentes de IA no atendimento?

Algo mais que não perguntamos e que você acha importante sabermos?

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